Répondre à un appel d'offre collectivité territoriale

[titi222]

Bonjour,

Je réalise des sites internet en freelance pour des artisans, tpe/pme..., j'ai été contacté pour répondre à un appel d'offre pour la création d'un site internet d'une communauté de commune (petites communes rurales) et j'ai reçu 2-3 pages de leur cahier des charges très succinct.

Comme c'est la 1ère fois que j'ai à faire à ce type de demande, avez-vous des conseils à me donner ?
Comment répondre à un appel d'offre ? faut-il juste envoyer le devis avec quelques explications comme je fais habituellement ou faut-il un dossier beaucoup plus poussé (un modèle précis à respecter) ?

Merci d'avance pour votre aide, expérience dans ce domaine et conseils avisés,

 

[Marie-Aude]

La première chose c'est de t'assurer que tu ne vas pas bosser pour des prunes, juste pour justifier qu'il y a eu un appel d'offres alors que le vainqueur est déjà choisi ^^

Ensuite, c'est de savoir si il y a moyen de discuter avec eux et d'avoir des éclaircissements. "Normalement", la procédure est que toute info donné à une boite doit être partagée avec les autres.

Il n'y a pas de modèle précis à respecter. En gros, tu dois faire une proposition commerciale, en présentant ton existence légale, ton cv, expliquer ce que tu as compris du besoin, et comment tu comptes y répondre.
Et plus tu es précis, moins tu risques de problèmes plus tard.... si ils ne connaissent pas c'est à toi de border, en expliquant ce que tu vas faire, très précisément

Tu peux aussi insister sur les délais de réponse, la nécessité d'avoir un interlocuteur, le délai pour tester et renvoyer les modifs à faire, le nombre d'aller retour acceptables.

Mon conseil : si tu ne connais pas bien quelqu'un là bas, laisse tomber, les collectivités publiques ça peut être de très mauvais clients.

 

[Zecat]

Mefie toi ... très souvent les appels d'offres faits par des collectivités sont juste la pour "habiller" un choix deja fait et donc tu rame pour rien dès le départ ... surtout si le cahier des charges est succint ...

Leur probleme quelque fois est qu'ils n'ont pas d'offre en plus du choix deja fait et donc ils sollicitent pour faire un peu le plein ...

Je dis pas que c'est toujours ainsi mais c'ets pas rare ...

edit : arf grilled par Marie-Laure ... :mrgreen: aie ouille pas les moustaches :mrgreen:

 

[JanoLapin]

si tu décides de concourrir, n'oublies pas de multiplier de sprix par 20% ou 30%... c'est le surcoût lié aux appel d'offre (même si procédure simplifiée)... à moins que tu ne travailles pour la gloire !

 

[titi222]

La première chose c'est de t'assurer que tu ne vas pas bosser pour des prunes, juste pour justifier qu'il y a eu un appel d'offres alors que le vainqueur est déjà choisi ^^

Mefie toi ... très souvent les appels d'offres faits par des collectivités sont juste la pour "habiller" un choix deja fait

Oui effectivement, j'ai déjà entendu parler de ce problème mais c'est impossible à savoir.

Ensuite, c'est de savoir si il y a moyen de discuter avec eux et d'avoir des éclaircissements. "Normalement", la procédure est que toute info donné à une boite doit être partagée avec les autres.

J'ai appelé... Forcément on tombe sur une secrétaire ou assistante qui ne connaît pas le dossier et le responsable n'est pas disponible...
Effectivement elle m'explique que vu mes questions cela pourrait supposer de devoir recommuniquer cela à tous les autres prestataires... Youpi c'est simple les administrations !
Puis elle me demande si c'est vraiment gênant pour établir le devis. Je lui explique que pour vérifier la faisabilité et le nombre de jours de travail que cela implique, cela est indispensable. (surtout qu'il faut signer leur engagement de respect de leur cahier des charges)

Il n'y a pas de modèle précis à respecter. En gros, tu dois faire une proposition commerciale, en présentant ton existence légale, ton cv, expliquer ce que tu as compris du besoin, et comment tu comptes y répondre.
Et plus tu es précis, moins tu risques de problèmes plus tard.... si ils ne connaissent pas c'est à toi de border, en expliquant ce que tu vas faire, très précisément

si tu décides de concourrir, n'oublies pas de multiplier de sprix par 20% ou 30%... c'est le surcoût lié aux appel d'offre (même si procédure simplifiée)... à moins que tu ne travailles pour la gloire !

Merci à vous pour vos conseils. Je m'aperçois que c'est un véritable travail de fond à effectuer, un investissement temps important pour espérer être sélectionné...

 

[loran750]

Pour ma part, j'ai déjà remarqué qu'un tout petit nombre de fournisseurs remportent systématiquement les appels d'offres territoriaux.
Bon, c'est vrai que la qualité de leur dossier est bonne, mais je pense que ce qui fait pencher la balance, c'est le travail réalisé dans une collectivité est une forme de preuve de compétence et de qualité. Donc une excellente publicité.
Après, je ne vais pas parler de favoritisme, mais lutter contre une boite qui a équipé - par exemple dans mon cas- les sites internet d'une 10aine de communes de mon département, c'est chaud chaud chaud !

 

[Marie-Aude]

Oui effectivement, j'ai déjà entendu parler de ce problème mais c'est impossible à savoir.

En réalité, sauf si tu es une super star, le fait que tu aies été contacté "comme ça" le fait fortement présumer. La procédure normale d'un appel d'offres, comme son nom l'indique, c'est qu'on "appelle".
Tu dois bien avoir des concurrents dans le coin, des gens que tu connais. Appelles les, en leur expliquant clairement ta question...

Effectivement elle m'explique que vu mes questions cela pourrait supposer de devoir recommuniquer cela à tous les autres prestataires... Youpi c'est simple les administrations !

ça ce n'est pas l'administration, c'est la logique d'un appel d'offres, "compétition égale".

Puis elle me demande si c'est vraiment gênant pour établir le devis. Je lui explique que pour vérifier la faisabilité et le nombre de jours de travail que cela implique, cela est indispensable. (surtout qu'il faut signer leur engagement de respect de leur cahier des charges)

Tu peux l'intégrer de deux façons :
- soit tu inclus une tâche pour préciser le cahier des charges
- soit tu détailles très précisément tout ce que tu vas faire et comment tu réponds à chaque demande. C'est "la bonne méthode", mais ça bouffe du temps.

Pour info, quand je faisais des appels d'offres, il m'arrivait de laisser exprès des trucs imprécis, pour voir comment les soumissionnaires réagissaient. C'est un bon moyen de voir le sérieux de l'offre, et la façon dont le prestataire potentiel a compris la problématique.

 

[titi222]

Pour ma part, j'ai déjà remarqué qu'un tout petit nombre de fournisseurs remportent systématiquement les appels d'offres territoriaux.

Et comment le sais-tu ?

le travail réalisé dans une collectivité est une forme de preuve de compétence et de qualité. Donc une excellente publicité.

C'est vrai. Mais il faut bien commencer un jour et avoir une 1ère expérience dans les collectivités. Mais c'est sûr que pour y rentrer, c'est dur dur....

En réalité, sauf si tu es une super star

Alors là pas du tout :lol: simplement une humble webmaster freelance :wink:

le fait que tu aies été contacté "comme ça" le fait fortement présumer. La procédure normale d'un appel d'offres, comme son nom l'indique, c'est qu'on "appelle". Tu dois bien avoir des concurrents dans le coin, des gens que tu connais. Appelles les, en leur expliquant clairement ta question...

Je ne sais pas s'il y a un "formalisme particulier", mais j'ai quand même reçu une "lettre de consultation" avec le détail de la consultation (cahier des charges, responsabilités, délai de réponse, notation... de 2/3 pages)
Quand tu dis appeler mes concurrents, je ne comprends pas l'objectif ? Que veux tu que je leur demande ?

soit tu détailles très précisément tout ce que tu vas faire et comment tu réponds à chaque demande. C'est "la bonne méthode", mais ça bouffe du temps.

Oui c'est toute la problématique, passer des heures de travail pour tout "border" et peut-être pour travailler pour rien, si c'est du bidon, ça fait mal. Mais comme on dit on n'a rien sans rien.
Ce qui me gêne le plus dans ce système, c'est que j'ai plus l'habitude d'avoir un échange verbal avec le client pour bien comprendre son besoin avant de lui faire sa proposition. Or là avec ce système il n'y a pas d'échange possible.

Pour info, quand je faisais des appels d'offres, il m'arrivait de laisser exprès des trucs imprécis, pour voir comment les soumissionnaires réagissaient. C'est un bon moyen de voir le sérieux de l'offre, et la façon dont le prestataire potentiel a compris la problématique.

Certainement, mais s'ils ont reçu plusieurs offres et que les autres sont plus précises, plus claires, ne risquent-ils pas de recaler ton offre sans perdre du temps à en savoir plus ?

 

[loran750]

@titi222 : Comment je le sais qu'un petit nombre d'agences remportent systématiquement les projets ? Simplement en regardant quelle est l'agence qui réalise le site pour telle ou telle commune. C'est public. Et j'ai fait cette constatation pour beaucoup de communes de mon département (et aussi dans l'Île de France)

à mon avis, pour rentrer dans la "short list" des agences qui travaillent avec les collectivités locales, soit il faut être connu (ça aide si on a jamais travaillé avec) soit réussir à copiner avec une personne hautement placée
Les collectivités (comme les clients du privé) n'ont pas à vocation à donner sa chance à une jeune agence avec peu ou pas (c'est pire !) de référence.

Et ça, j'ai eu plusieurs exemples perso. Dont un qui m'a particulièrement laissé amer (copinage réussi + accès à la propal du concurrent + mieux disant + dossier mieux construit ... et bien ça a pas suffit, il manquait la référence dans le domaine d'activité précis du client ... chose que le concurrent avait ! )

snif :? ça aurait été une grosse grosse grosse référence. Avec des contrats derrière évidemment. Via le bouche à oreille.

 

[Marie-Aude]

le fait que tu aies été contacté "comme ça" le fait fortement présumer. La procédure normale d'un appel d'offres, comme son nom l'indique, c'est qu'on "appelle". Tu dois bien avoir des concurrents dans le coin, des gens que tu connais. Appelles les, en leur expliquant clairement ta question...

Je ne sais pas s'il y a un "formalisme particulier", mais j'ai quand même reçu une "lettre de consultation" avec le détail de la consultation (cahier des charges, responsabilités, délai de réponse, notation... de 2/3 pages)
Quand tu dis appeler mes concurrents, je ne comprends pas l'objectif ? Que veux tu que je leur demande ?

Tout simplement que tu discutes avec eux pour sentir le terrain et voir si tu as même un centième de chance de gagner.

Ce qui me gêne le plus dans ce système, c'est que j'ai plus l'habitude d'avoir un échange verbal avec le client pour bien comprendre son besoin avant de lui faire sa proposition. Or là avec ce système il n'y a pas d'échange possible.

Ce qui est très mauvais signe sur la réalité de l'appel d'offres. En gros "on s'en fout, renvoyez juste un dossier sans nous donner de travail supplémentaire".

Pour info, quand je faisais des appels d'offres, il m'arrivait de laisser exprès des trucs imprécis, pour voir comment les soumissionnaires réagissaient. C'est un bon moyen de voir le sérieux de l'offre, et la façon dont le prestataire potentiel a compris la problématique.

Certainement, mais s'ils ont reçu plusieurs offres et que les autres sont plus précises, plus claires, ne risquent-ils pas de recaler ton offre sans perdre du temps à en savoir plus ?

C'est bien ce que je faisais, à l'époque j'étais le client et laisser des imprécisions permettait de trier et d'éliminer ceux qui ne cherchaient pas à en savoir plus.