Gestion d'inscriptions en ligne

[Colonel]

Bonjour,

Je cherche une solution pour pouvoir gérer des inscriptions à des formations via internet, et en assurer le suivi.
J'ai une 10aine de formations à gérer.

Aujourd'hui, le candidat imprime un dossier d'inscription, le rempli et le renvoi par courrier avec des frais de dossier.
S'en suit une saisie manuelle pour chaque candidat de chaque formation dans un fichier excel, avec confirmation d'inscription, relance, confirmation de réception du paiement etc...

Tout ça est fait manuellement, et je cherche donc une solution d'optimisation...

Une idée ??

Merci!

 

[alaincassis]

En adaptant un tout petit peu un moteur de e-commerce (prestashop ou autre). ?
Exemple:
1 cours à une date donnée = 1 produit
nombre maximum de participants à ce cours = stock disponible.
etc...

 

[Axiso]

Tu cherches quel type d'optimisation ?
Tu veux que ce soit plus simple pour toi ou pour le client ?

- Pour toi.
Si tu n'as pas d'autre support que ton tableur pour travailler, tu pourrais gagner du temps en numérisant les formulaires et en injectant les données dans le tableau. Avec Omnipage à 400€ http://www.nuance.fr/for-business/by-product/omnipage/professional/index.htm (choisir la version Pro pour le traitement des formulaires, ça intègre l'ancien produit Omniform).
Ou alors, tu proposes un formulaire en ligne qui va générer le PDF et, en parallèle, t'envoyer les informations en un format plus facilement exploitable : par exemple une ligne de données séparées par un caractère spécifique et que tu pourras insérer dans ton tableau en une simple copie.

- Pour le client.
Ca dépend si tu as besoin qu'il envoie son dossier au format imprimé avec une signature ou non. Je pense que c'est le cas et donc la solution précédente peut suffire.
Faudrait voir aussi, comme l'évoque Alaincassis, si tu dois afficher les disponibilités, si ton volume de clients le nécessite. J'imagine qu'une mise à jour manuelle de la page de présentation pour afficher "complet !" reste acceptable.

Tu n'acceptes que les paiements par chèque ?
Tu voulais plutôt une solution permettant de tout prendre en charge, aussi bien la partie client que tes outils ?

 

[Colonel]

Merci pour vos réponses.

Je voudrais améliorer à la fois l'expérience utilisateur et le traitement interne.
L'idée de la reconnaissance par numérisation de m’intéresse pas trop.

Le volume n'est pas extrêmement important (de l'ordre de 300 dossiers complets par an, concentrés sur 3 mois pour la plupart), mais les relations entre clients/secrétariat/compta sont très difficiles à gérer aujourd'hui.

80% des règlements seront par chèque, mais une option par carte bleue est prévue pour certaines formations.

Mon idée de base était de créer un formulaire par formation, avec les champs obligatoires qui seraient à la fois envoyés vers une base de données (voire par mail pour traitement automatique par accès), et insérés dans un document pdf à imprimer.
Sauf qu'au niveau compétences requises, j'ai un peu de mal! J'ai un gestionnaire de formulaire sur le site qui s'appelle chronoforms, et qui offre pas mal de possibilités mais ça reste un peu trop compliqué pour moi, et je ne sais pas si c'est le meilleur shéma.

D'ailleurs, pouvez vous me dire s'il est possible de créer une base de données Accès hébergée sur internet (pour pouvoir y accéder à plusieurs)?

J'ai vu en faisant de nombreuses recherches, dans tas de site pour des gestion d'inscriptions en ligne pour des évènements (type concerts, réunions...), mais ça ne va pas réellement dans le sens de ce que je recherche...

 

[Axiso]

Le paiement par carte bancaire sera possible en ligne ? Dans ce cas l'option de Alaincassis est sans doute la plus judicieuse mais nécessitera d'adapter une boutique, particulièrement si tu veux générer un PDF. A moins qu'une extension existe pour cela.
Autrement, si tu as 300 clients pour des formations dans une société commerciale, tu as peut-être les moyens d'investir dans un développement spécifique qui répondra à tes besoins.

Oui, tu peux héberger une base Access et la partager. Il te faudra un hébergement dédié ou mutualisé Windows qui ouvre l'accès à la base : http://www.arsys.fr/hebergement/pack-entreprise.htm par exemple. Ou bien tu utilises ta propre connexion internet et un ordinateur en serveur.

 

[Colonel]

Le paiement en ligne sera possible uniquement pour certaines formations, pour pré-inscriptions, sur de faibles montants.
Compte tenu du volume faible de transactions, je pensais utiliser Paypal.

Concernant les moyens pour développer une solution spécifique, je suis malheureusement limité par le budget qu'on m'accorde (quelques centaines d'euros...) ce qui au vu des coûts de développement est je pense largement insuffisant.

Je vais essayer de creuser du coté formulaires + access + rendu pdf...

Merci !