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Google Workspace

Découvrez Google Workspace (qui remplace G Suite), la plateforme de travail intégré pour les entreprises, combinant Gmail, Meet, Agenda, Sheets, Docs et l’ensemble des services proposés par Google.

Google Workspace en image :

Google Workspace

Accès rapide : Qu’est-ce que Google Workspace ?Différence avec G SuitePrixComparatif des versions

Des outils efficaces et des solutions flexibles pour Google Workspace

Google Workspace est un espace qui intègre tous les outils collaboratifs dont vous avez besoin au quotidien. Simple d’utilisation, il vous permet de réduire votre temps de gestion et de pouvoir vous concentrer sur les tâches les plus importantes. Les fonctionnalités permises par l’intelligence artificielle vous aident à travailler de manière plus intelligente, avec des technologies performantes.

Grâce à cet espace de travail intégré Gmail vous pouvez travailler d’où vous le souhaitez, même hors connexion. Tous les outils sont disponibles pour répondre aux besoins spécifiques de votre équipe, grâce à de nombreuses fonctionnalités évoluées et une suite d’outils G Suite.

Google Meet dans Google Workspace
La visio Google Meet dans Google Workspace

Comment utiliser la plateforme Google Workspace ?

Dans un premier temps il vous faut configurer votre adresse mail professionnelle et réaliser la migration de vos données comme les contacts et l’Agenda. Utilisez Gmail pour la messagerie professionnelle et les fonctionnalités du Chat pour vos conversations de groupe ainsi que l’envoi de messages privés. Dans tous les cas, une fois que votre compte Google Workspace est créé vous pouvez suivre le guide de démarrage de Google pour comprendre comment utiliser cet outil.

Gmail dans Google Workspace
Gmail dans Google Workspace (voir aussi : connexion à Gmail)

Quelle est la différence entre G Suite et Google Work space ?

Google Workspace reprend la suite d’outils G Suite en y apportant quelques évolutions. Google a ainsi revisité les icônes de Drive, Meet, Forms, Gmail et Calendar. Gmail laisse de côté sa fameuse enveloppe et adopte un grand M majuscule arborant les couleurs si connues du moteur de recherche Google.

La seconde évolution offerte par Google Workspace en comparaison de Google G Suite est l’intégration entre les différents services. Les applications web comme Google Sheets, Docs, Tasks et Slides travaillent ensemble et interagissent sans difficulté. Depuis l’interface de Gmail, l’interaction entre ces applications est renforcée pour les clients en entreprise qui ont un abonnement payant (et même en version gratuite pour le grand public…). De même, les personnes abonnées peuvent inviter des collaborateurs à participer à des sessions de chat pour intervenir sur un document.

Entre autres ajouts de Workspace on trouve les éléments suivants :

  • moins de trajet entre les onglets grâce à la prévisualisation des documents en cliquant sur leurs liens dans une page Slides, Sheets ou Docs
  • visualisation des informations d’une fiche contact
  • lancement facilité du chat vidéo
  • aménagement de la grille tarifaire en deux formules distinctes : trois possibilités pour les PME et une solution « Entreprise » pour les grands groupes.
Google Docs dans Google Workspace
Google Docs fait partie des outils collaboratifs de Google Workspace

Comment créer un compte Google Workspace (ex G Suite) ?

Pour vous inscrire, suivez ces quelques étapes :

  • connectez-vous sur Google Domains et sélectionnez le nom de votre domaine
  • ensuite, ouvrez le Menu
  • cliquez sur « E-mail »
  • en-dessous de l’onglet « Obtenir une adresse e-mail personnalisée » cliquez sur « S’inscrire à Google Workspace » puis suivez les indications étape par étape
  • n’oubliez pas de procéder à la configuration de la facturation
  • comme vous êtes un administrateur du compte, libre à vous de gérer les paramètres et d’ajouter des utilisateurs si vous le souhaitez.

Combien coûte Google Workspace ?

Google Workspace propose plusieurs formules adaptées aux besoins de votre entreprise au quotidien, de 4,68€ à 15,60€ par mois et par utilisateur.

  • Le tarif débute à 4.68 € par mois pour l’édition Business Starter. A ce prix vous disposez d’un espace de stockage de 30 Go par utilisateur dans le Cloud
  • L’édition Business Standard vous coûtera 9.36 € par mois et par utilisateur
  • L’édition Business Plus coûte 15.60 € chaque mois pour chaque utilisateur.
  • A ces options s’ajoute une offre « Entreprise » destinée aux grands groupes. Les tarifs sont disponibles directement auprès du service commercial de Google. Vous devez donc les contacter pour avoir une idée des tarifs pratiqués. Les fonctionnalités proposées sont très poussées, avec une assistance avancée et autant d’espace de stockage que souhaité.

A noter que vous pouvez profiter d’un essai gratuit d’une durée de 14 jours. Réservée aux nouveaux clients, pour 10 utilisateurs au maximum, cette version gratuite de Google Workspace vous permettra de tester tous les outils proposés.

apps Google Workspace
Principales apps de Google Workspace

Apps incluses dans Google Workspace

Voici la liste des principales apps incluses dans Workspace :

  • Gmail
  • Meet
  • Chat
  • Google Agenda
  • Drive
  • Docs
  • Sheets
  • Slides
  • Forms
  • Google Sites
  • Keep
  • Apps Script
  • Cloud Search

Google propose également des accessoires :

  • du matériel Google Meet : pour organiser des réunions en visio conférence
  • Jamboard : tableau blanc numérique collaboratif
  • Chrome Enterprise : fonctionnalités professionnelles intégrées de Chrome OS, du navigateur Chrome et des appareils Chrome
Google Drive dans Google Workspace
Stockage et gestion des documents dans Google Drive, inclus dans la plateforme Google Workspace

Les différentes versions de Google Workspace

Quelles sont les versions proposées pour Google Workspace ?

Voici les versions disponibles sans justificatif :

  • Google Workspace gratuit : version simplifiée incluse dans Gmail, principalement via Google Chat
  • Google Workspace Individual : pour les particuliers ou TPE ne souhaitant pas avoir une adresse email professionnelle
  • Google Workspace Business : pour les PME
  • Google Workspace Enterprise : pour les grandes entreprises

Voici les versions réservées à certains cas particuliers :

  • Google Workspace Frontline : pour les travailleurs de terrain
  • Google Workspace for Education : pour les élèves et enseignants
  • Google Workspace for Nonprofits : pour les associations à but non lucratif
  • Google Workspace for Government : pour les gouvernements

Google Workspace gratuit

Cette version gratuite de Workspace sortie en juin 2021 propose aux personnes ayant simplement un compte Google avec Gmail de bénéficier de certains fonctionnalités de base de Workspace. En plus d’utiliser la messagerie Gmail et le stockage cloud Drive, vous avez des suggestions intelligentes en rédigeant vos mails ou tout type de documents (Google Docs, Google Sheets, Google Slides), vous pouvez mentionner d’autres utilisateurs (avec @) pour les ajouter à des tâches, faciliter la présentation de documents dans les visios Google Meet.

Pour obtenir la version gratuite de Google Workspace, suivez ces instructions :

  1. dans votre navigateur, ouvrez Gmail
  2. cliquez sur la roue crantée en haut à droite (paramètres)
  3. cliquez sur Voir tous les paramètres
  4. dans l’onglet Discussions et visioconférences, activez « Google Chat » (dans la section « Chat »)
  5. cliquez sur Enregistrer les modifications

Google Workspace Individual

Google Workspace Individual offre des fonctionnalités pour aider les petits entrepreneurs à améliorer leur productivité. Conçu pour les entreprises et micro-entreprises unipersonnelles utilisant des emails sans leur propre nom de domaine (par exemple @gmail.com, @hotmail.com ou @yahoo.fr).

Remarque : si besoin, lisez comment choisir son nom de domaine.

Cette version est payante, à vous de vérifier si elle est disponible dans votre pays.

Google Workspace Business

C’est la version la plus répandue, pour les petites et moyennes entreprises. Vous devez choisir l’un des forfaits d’abonnement suivants :

  • Business Starter : 4,68€ en promo, prix standard 5,20€ par utilisateur et par mois
    • Adresse e-mail professionnelle personnalisée et sécurisée
    • Visioconférences pouvant accueillir 100 participants
    • Espace de stockage dans le cloud de 30 Go par utilisateur
    • Options de gestion et de sécurité
    • Assistance standard
  • Business Standard : 9,36€ en promo, prix standard 10,40€ par utilisateur et par mois
    • Adresse e-mail professionnelle personnalisée et sécurisée
    • Visioconférences pouvant accueillir 150 participants + enregistrement vidéo
    • Espace de stockage dans le cloud de 2 To par utilisateur
    • Options de gestion et de sécurité
    • Assistance standard (mise à niveau payante pour l’assistance avancée)
  • Business Plus : 15,60€ par utilisateur et par mois
    • Adresse e-mail professionnelle personnalisée et sécurisée + eDiscovery, conservation
    • Visioconférences pouvant accueillir 250 participants + enregistrement vidéo, suivi de la participation
    • Espace de stockage dans le cloud de 5 To par utilisateur
    • Fonctionnalités de sécurité et de gestion avancées, y compris Vault et gestion avancée des points de terminaison
    • Assistance standard (mise à niveau payante pour l’assistance avancée)

La promotion n’est possible que pour les nouveaux clients Google Workspace, pour les 20 premiers comptes utilisateur ajoutés, pour une période de 12 mois. Au-delà de cette période, le tarif standard s’applique à tous les utilisateurs. Les clients peuvent résilier à tout moment.

Google Workspace Enterprise

Google ne communique pas le tarif de sa version pour les grands comptes : il faut contacter le service commercial. Le forfait contient :

  • Messagerie professionnelle sécurisée et personnalisée + eDiscovery, conservation, chiffrement S/MIME
  • Visioconférences pouvant accueillir 250 participants + enregistrement vidéo, suivi de la participation, suppression du bruit et diffusion en direct dans le domaine
  • Autant d’espace de stockage que nécessaire
  • Fonctionnalités de sécurité, de gestion et de conformité avancées, y compris Vault, protection contre la perte de données, sélection des emplacements des données et gestion des points de terminaison d’entreprise
  • Assistance avancée (mise à niveau payante pour l’assistance Premium)

Google Workspace Frontline

Cette version est spécialement destinée aux « travailleurs de première ligne », ou « de terrain », que l’on peut définir par leurs caractéristiques principales :

  • Fournir des services, une assistance et vendre des produits en contact direct avec les clients ou le grand public
  • Être directement impliqué dans la fabrication et la distribution de produits ou de services
  • Constituer la majorité de votre personnel, et dépendre de la rapidité et de la collaboration pour accomplir leur travail

Ce qu’il faut comprendre, c’est que les travailleurs de première ligne créent peu de contenu, et consultent ou utilisent principalement le contenu dans les services Google Workspace. Par exemple, ils effectuent des transactions ou consultent leurs réunions dans Agenda plutôt que de rédiger des documents.

Exemples de travailleurs de première ligne éligibles :

  • Ouvriers de chaînes d’assemblage
  • Employés de la restauration, de l’hôtellerie et de la vente
  • Travailleurs du domaine de l’agriculture, la pêche et la foresterie
  • Ouvriers du bâtiment
  • Employés sur le terrain
  • Opérateurs de centres d’appels et de transport

Si votre entreprise est éligible, vous disposez d’outils de collaboration pour un nombre illimité d’utilisateurs avec 2 Go de stockage par utilisateur.

Google Workspace for Education

Cette version réservée aux établissements scolaires existe sous plusieurs éditions :

  • Google Workspace Education Fundamentals (gratuite)
  • Google Workspace Education Standard
  • Google Workspace Teaching and Learning Upgrade
  • Google Workspace Education Plus

Chaque édition inclut Gmail, Agenda, Meet, Docs, Sheets, Slides, Forms, Classroom, Devoirs, Sites, Groupes, Drive, Admin.

Google Workspace for Nonprofits (Associations)

Cette version réservée aux associations à but non lucratif contient Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Docs, Sheets, Slides, Keep, Sites, Forms, Currents. Ces produits permettent de bénéficier des éléments suivants :

  • Adresses e-mail professionnelles avec le domaine de votre association
  • Visioconférences pouvant accueillir 100 participants
  • Espace de stockage dans le cloud de 30 Go par utilisateur
  • Options de sécurité et de gestion
  • Assistance standard

Google Workspace for Government

Cette version propose des offres et des prix adaptés aux besoins uniques des gouvernements. Elle vise notamment à :

  • aider les équipes à collaborer pour offrir un meilleur service aux citoyens
  • réduire les coûts grâce à une informatique gouvernementale moderne
  • assurer une protection contre les menaces modernes grâce à une sécurité et une confidentialité des données inégalées
  • augmentez la productivité grâce à un accès en temps réel aux informations, où que vous soyez
  • contrôler la gestion et le partage des données grâce à des outils avancés de bout en bout

Questions réponses

Comment avoir Google Workspace gratuit ?

Il faut activer un paramétrage dans Gmail comme expliqué ici. Il n’y a aucune autre contrainte que celle d’avoir un compte Google avec Gmail. Si besoin, lisez comment créer un compte Google avec Gmail.

Est-ce que Google Workspace est gratuit ?

A part une version simplifiée gratuite, Google Workspace est payant pour les entreprises, mais vous pouvez profiter d’un essai gratuit pendant 14 jours pour 10 utilisateurs au maximum. Cliquez ici pour en savoir plus.

Comment passer à Google Workspace et ouvrir un compte ?

Si votre entreprise emploie moins de 300 collaborateurs, vous pouvez commencer en ligne dès aujourd’hui en choisissant l’offre adaptée. Les autres entreprises doivent passer par le service commercial de Google Workspace pour trouver le meilleur forfait adapté.

Comment Google Workspace compte les utilisateurs ?

Le nombre d’utilisateurs est égal au nombre d’adresses email créées sur le nom de domaine de votre entreprise. Les alias de groupe comme ventes@ ou assistance@ ne sont pas comptés (ils sont donc disponibles gratuitement).

Quelles grandes entreprises du CAC 40 utilisent Google Workspace ?

Parmi les clients de Google Workspace du CAC40, citons Veolia, Air Liquide, Essilor ou Valeo.

Pourquoi utiliser Google Workspace ?

Cette suite d’applications en ligne permet d’améliorer la productivité grâce à des outils collaboratifs pour communiquer (emails, chat, visio) et créer des documents, dans un environnement sécurisé et sauvegardé.

Quelle différence entre Workspace et les outils gratuits de Google ?

Google Workspace inclut des fonctionnalités inédites de qualité professionnelle, par exemple une messagerie professionnelle avec le nom de domaine de votre entreprise, un espace de stockage cloud deux fois plus important pour Gmail et Drive, l’assistance téléphonique et email 24h/24 et 7j/7, la disponibilité garantie à 99,9% pour la messagerie professionnelle, l’interopérabilité avec Microsoft Outlook, des options de sécurité supplémentaires comme la validation en deux étapes et l’authentification unique, et des commandes d’administration des comptes utilisateur.

Peut-on avoir plusieurs adresses email dans Google Workspace ?

Oui, chaque utilisateur peut avoir plusieurs adresses email en utilisant des alias (30 au maximum par utilisateur). Il s’agit d’adresses génériques comme commercial@votre-nom-de-domaine.

Quelle différence entre Gmail et le webmail de Google Workspace ?

Le service Gmail inclus dans Google Workspace intègre les fonctionnalités suivantes : messagerie professionnelle personnalisée @votre-nom-de-domaine, nombre illimité d’adresses email de groupe, garantie de disponibilité à 99,9%, espace de stockage deux fois plus important qu’avec un compte Gmail personnel, aucune publicité, assistance par téléphone et par e-mail 24h/24 et 7j/7, Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), et bien plus encore.

Comment se connecter à Google Workspace (login) ?

Mettez en favoris cette adresse (URL) : workspace.google.com/dashboard

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